Pour des réunions efficaces !
L’entreprise est soumise à un besoin croissant de concertation : nouveau produit, nouveau système, nouvelle procédure, nouveau plan ou nouveau budget. Les employés passent donc de plus en plus de temps en réunion et il y a lieu de s’interroger sur leur efficacité et leur coût. Combien de personnes les préparent ? Combien d’entre elles aboutissent à des décisions, à un plan d’action ? Combien de personnes se sont déplacées ? Combien a coûté leur transport ? Quel a été le temps de transport ?
A ces questions les réponses sont généralement un rapport coût/efficacité très défavorable. Si le besoin de se réunir augmente , il faut donc songer à les faire ” à distance” c’est à dire sans déplacement des personnes au moyen d’outils de Web conference. Le fait de les faire à distance va inciter également ceux qui y participent à mieux les préparer car leur participation n’aura de sens que dans ce cas (contrairement aux réunions en face à face où le déplacement justifie implicitement la contribution des participants).
Les réunions effectuées à distance constituent donc un moyen simple pour améliorer l’efficacité des réunions et en diminuer leur coût. Pour la préparation et le suivi, nous recommandons l’usage d’une plateforme collaborative dans laquelle on dépose l’objectif, l’agenda et les documents de préparation puis une fois la réunion effectuée les décisions et le plan d’action.
MiKE
27. mars 2007 | 07:14 hExcellente synthèse mais qui n’explique pas pourquoi le public francophone a encore tant de mal à ” virtualiser ” ses réunions de travail alors que les PME/TPE ou freelances américains ou asiatiques en sont friands.
Très récemment, un prospect français m’a mis de côté lors d’un appel d’offres car j’étais à 8000 km de lui alors qu’il s’agissait d’un travail plutôt basique de développement de page web, et donc ne nécessitant en rien du présentiel. quand je l’ai raconté à un client québécois, je dois avouer que cela l’a beaucoup fait rire.