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Après 7 années passées à pratiquer le web conferencing, nous tenons à vous faire partager notre expérience de cet outil qui a transformé notre vie. Si le télétravail restait plutôt défavorisé par rapport au mode traditionnel, les systèmes de web conferencing en ont transformé son application. Plus personne aujourd’hui ne songerait parler de télétravail sans pratiquer au quotidien ce type d’outil qui permet de collaborer efficacement à distance. Voici en quelques lignes nos conseils pratiques sur le sujet. N’hésitez pas à nous faire un retour de vos propres expériences.

Quels sont les pré requis en matériel ?
Un des avantages clés du « web conferencing » est de ne nécessiter que très peu de besoin en matériel. Vous pouvez vous y connecter avec un simple PC connecté à Internet.

Vous aurez besoin d’une bande passante qui dépendra des fonctions que vous utilisez :

• pour le partage d’écran ou d’application, il vous faut une bande passante d’au moins 30 Kilo Octets/s, soit environ 200 Kbits/s
• pour la Voix sur IP, il vous faut une bande passante d’au moins 30 Kilo Octets/s, soit environ 200 Kbits/s (plus votre bande passante sera faible, plus la qualité de l’audio va se dégrader avec également l’augmentation du temps de latence très désagréable)
• pour l’image, il vous faut une bande passante d’au moins 40 Kilo Octets/s, soit environ 300 Kbits/s. Là encore, les mouvements, la qualité de l’image seront affectés par la bande passante.

Si vous utilisez ces 3 fonctions en même temps, vous cumulerez les besoins en bande passante, ce qui vous amènera à 700 Kbits/seconde au minimum.
N’oubliez pas quand vous choisissez les fonctions à utiliser que vous devez vous aligner sur le participant qui a le débit le plus faible. Excluez donc l’image avec les pays émergents ou avec les participants qui se trouvent derrière un serveur proxy dont la liaison Internet est partagée avec des dizaines, voire des centaines d’utilisateurs.
Si vous utilisez la VoIP, n’oubliez pas de vous munir d’un casque. Ne faites pas comme certains qui découvrent les joies de la VoIP en utilisant le micro et les haut parleurs du PC. Leurs interlocuteurs se trouvent avec un écho insoutenable alors qu’eux pensent que tout va bien. Le prix d’un casque varie de 15 Euros à 100 Euros. On a très rapidement une qualité très satisfaisante avec un casque bon marché.
Si vous souhaitez avoir l’image, vous devez faire l’acquisition d’une Webcam. Là encore, il n’y a pas de miracle dans la résolution. Les Webcam se bornent à 640×480, ce qui est amplement suffisant en raison des besoins en bande passante. Evitez quand même de faire un zoom sur l’image avec cette résolution.

Quels sont les besoins en matière de logiciel ?
Les logiciels de web conferencing prolifèrent sur le marché et il est difficile de faire son choix tant les produits sont nombreux. Pensez que ce choix n’est pas égoïste, un outil de web conferencing ne sert à rien si vous vos invites ne peuvent s’y connecter.
Dans ce cadre, attachez une importance à la facilité d’accès. La sophistication des fonctions ne vaut rien si elle n’est pas partageable avec des tiers. Les participants n’auront que très peu de temps pour se sentir à l’aise. Par ailleurs, faites très attention au fait que vos invités peuvent avoir des droits restreints sur leur poste. Il n’est donc pas question d’avoir besoin d’une installation lourde. Tout doit résider dans un contrôle ActiveX ou l’utilisation du standard Java souvent utilisé par ailleurs.
On trouve des solutions qui vont de 20 Euros/mois à 500 Euros/mois pour une salle de 5 participants de manière illimitée. Certains systèmes proposent un coût à la minute. Cela reste en général inadapté aux besoins d’utilisation fréquents, comptez 30 Euros de l’heure pour 5 participants.
Les fonctions de base indispensables sont :

• Le partage d’écran/ d’application
• L’échange de présentateur
• La prise de contrôle à distance

Les fonctions utiles sont :

• La messagerie instantanée pour poser des questions en parallèle de l’audio.
• La Voix sur IP bien que vous puissiez utiliser un système externe
• L’image mais attention à la bande passante requise.
• L’enregistrement de la conférence qui permet de générer par la suite des Webcast qui sont lues à la demande.

Les fonctions peu utiles :

• Le vote instantané, même si l’idée peut paraître séduisante, n’a d’intérêt qu’avec un grand nombre de participants, ce qui n’est pas le cas de la majeure partie des réunions.
• Le tableau blanc, il suffit de se mettre sur un traitement de texte ou sur un outil de dessin et de partager son écran ou l’application.

Comment faut-il s’organiser ?

Il faut d’abord se préparer :

• Testez l’accès au niveau de tous les participants (attention avec quelqu’un que vous invitez la première fois)
• Connectez-vous au moins 5 minutes avant pour accueillir les participants et leur redonner le numéro de conférence téléphonique s’ils l’ont oublié.
• Préparez votre intervention en rendant la présentation disponible à l’avance et réserver la réunion à l’interaction et non à une présentation. N’oubliez pas que l’attention de vos participants dépend étroitement de leurs interventions : suscitez-les !

Il faut ensuite animer d’une manière spécifique :

• Définissez les rôles, assurez-vous d’un temps de parole minimum de chacun. Observez les signaux de mains levées dans le statut participant.
• Rendez dynamique votre échange en bougeant le pointeur sur ce dont vous parlez. N’oubliez-pas que vos participants ont peu de repères visuels, vous devez donc tout faire pour maintenir leur attention.
• Enoncez les règles du jeu en exigeant que les personnes annoncent leur nom quand elles prennent la parole à moins que vous la leur donniez en les nommant.
• Rédigez en ligne le compte-rendu avec des actions et des décisions. Vous aurez ainsi l’avantage d’une validation en temps réel avec à la clé beaucoup de temps gagné.
• N’hésitez pas prendre le temps qu’il faut pour votre travail de groupe. La web conference peut se mettre rapidement en œuvre et se limiter à une demi-heure mais elle peut si nécessaire durer plus de deux heures. La fatigue n’est pas aussi importante que dans une conférence téléphonique qui manque, elle, de repères visuels.

Quels en sont les avantages ?

• Le premier est l’absence de contrainte de se trouver au même endroit au même moment. C’est énorme quand on pense que les avions et les trains sont remplis de personnes qui vont participer à des réunions qu’ils auraient pu mener en web conference La web conference permet d’éviter les déplacements avec des conséquences favorables à l’économie, à la productivité et à l’environnement.
• La rigueur imposée dans les réunions qui sont menées. La web conference doit en effet être l’occasion de gagner en efficacité du travail en groupe. Le terme réunion peut-être remplacé par session de travail de groupe.
• La web conference permet de se concentrer sur le rationnel plus que sur la communication non verbale. Cela permet d’être plus factuel.
• La web conference a également l’avantage par rapport à son ancêtre la vidéo-conférence de ne nécessiter que très peu de moyens logistiques, pas de salle de réunion, pas de téléviseur. Un simple PC connecté à Internet avec un téléphone, ou un casque, une webcam si nécessaire.

Quels en sont les coûts ?

• Il faut compter entre 30 et 300 Euros/mois pour un système fiable et performant avec 5 participants selon que l’on s’adresse aux leaders ou aux challengers très nombreux du marché.
• Le matériel casque et webcam coûte entre 30 et 160 Euros l’ensemble.

Les cadres, toujours à l’affut du dernier objet qui témoigne de leur position hiérarchique, se sont emparés du terminal BlackBerry. Il leur permet de recevoir ou envoyer des courriels et de téléphoner quelque soit l’endroit où ils se trouvent en utilisant le réseau de téléphonie mobile (GSM/GPRS ou UMTS).
Si l’objet est séduisant, c’est qu’il répond parfaitement au syndrôme que nous avons déjà décrit dans un article précédent sur « l’information worker » : « je suis au travail, je peux te répondre succinctement mais visiblement en déplacement donc ne compte pas trop sur moi pour t’aider quand même ».
Ce message standard implicite permet au cadre mobile de se dédouaner de son absence du bureau. Il peut ainsi vaquer à son occupation favorite, le déplacement pour réunion tout en donnant l’illusion de son efficacité et de sa disponibilité. Il s’agit en effet de la réduction du temps de présence sans risque d’être pris pour un télétravailleur.
Les Directeurs informatiques aiment également le BlackBerry car il leur évite le travail de déploiement de la connexion VPN qui permet de récupérer ces mails de n’importe quel accès Internet. Le VPN est en effet plus lourd à déployer et nécessite un peu de formation.

Outre le fait qu’on peut s’interroger sur la réelle efficacité du cadre mobile, Il y a plusieurs inconvénients majeurs au déploiement de ce genre d’outil :

- Il contribue à améliorer l’image du déplacement car l’on reste connecté et joignable et donc « efficace » malgré les temps perdus dans les transports ;

- Il conduit à un surcoût car ce service supplémentaire s’ajoute à la téléphonie mobile déjà très coûteuse.

- Il repose exclusivement sur l’e-mail dont on connaît les graves inconvénients en matière d’efficacité dans le travail collaboratif : non structuré, conduisant à des interprétations selon la qualité de la communication, mélange de formel et d’informel, etc…

Les ministres qui ne coupaient pas à l’effet de mode se sont heureusement vus refusés son usage par le secrétariat général de la défense nationale pour des raisons de sécurité insuffisante.
Non, toutes les technologies de l’information ne sont pas bonnes pour l’efficacité du travail : le BlackBerry en fait partie malgré son succès.

Depuis quelques années, les sociétés de service informatique confrontées à une érosion de leurs marges considèrent l’opportunité de délocaliser une partie croissante de leur développement en Inde ou plus généralement dans les pays où la main d’œuvre est de qualité et de surcroît très bon marché.
Au delà du calcul de rentabilité souvent mené superficiellement, cette approche est techniquement possible aujourd’hui avec la qualité des réseaux informatiques et les technologies de collaboration mais elle se heurte malgré tout à des difficultés réelles de mise en œuvre :

1-culture des développeurs qui vivent dans des conditions très différentes,

2-problématiques linguistiques alors que pour assurer les développements de qualité dans un délai court, il est nécessaire de se comprendre parfaitement et donc d’avoir l’habitude de travailler ensemble.

Cette délocalisation soulève en outre deux interrogations :

1-Pourquoi, le travail à distance n’était-il pas possible avec les prestataires dans l’hexagone alors qu’il devient attractif avec les Indiens ? le travail à distance effectué dans l’hexagone pourrait permettre de baisser les coûts d’au moins 30 % en employant des développeurs qui télétravaillent depuis leur domicile.

2-Que va devenir la compétence de développement informatique en France et quelle va être l’attractivité de la filière pour les écoles françaises d’Ingénieurs ? Il serait dommage également de suivre l’exemple des centres d’appels qui avaient été délocalisés plus tôt et qui reviennent maintenant dans l’hexagone en employant des prestataires à domicile pour retrouver de la qualité : mouvement de « homeshoring ». Dans le domaine du développement informatique, il ne sera en effet pas possible de faire de même car la montée en compétence est plus longue à retrouver.

A contrario, si les entreprises françaises acceptent de développer en France avec des prestataires travaillant à distance, elles permettent à ces derniers de développer leurs affaires non seulement en France mais aussi dans des pays pour lesquels les services informatiques sont réputés plus chers comme les pays anglo-saxons. Au lieu de faire partir la compétence, cette pratique permettrait de la développer.
Qu’en pensez-vous ?

Le cabinet Forrester Research, dont la réputation n’est plus à faire sur la pertinence de ses analyses, a réalisé une étude  intitulée “Is Europe Ready for the Millennials ?”. Cette génération de Millenials correspond à des jeunes qui sont nés entre 1980 et 2000. Ils sont, pour les plus jeunes d’entre eux, nés avec Internet et au moins avec un PC. L’étude démontre que la plupart des cadres Européens interrogés reconnaissent que les nouveaux salariés ont une approche et une utilisation très différente des nouvelles technologies par rapport aux générations antérieures.

Alors que les nouvelles technologies de collaboration (tels que webcasts, blogs/wikis, web conférences) peinent à être adoptées par les salariés actuels, les Millenials sont très habiles pour exploiter de manière efficace ces nouveaux outils. Habitués à traiter plusieurs canaux de communication à la fois, ils sont multi-tâches et n’ont aucun mal à travailler en mode de “pair à pair”contrairement à leurs ainés qui gardent une approche très hiérarchisée. Ils n’ont pas non plus de difficulté à répondre à des objectifs mal définis ou lorsque le processus n’est pas clarifié. Ils exploitent à merveille la messagerie instantanée alors que bien des responsables d’organisation et/ou des systèmes d’information en ont une grande méfiance.

Jusqu’à présent les technologies collaboratives se heurtaient à une très faible habitude de travail en groupe. Depuis l’apparition du groupware il y a plus de 10 ans, seule la messagerie e-mail a réussi à s’imposer parce qu’elle ne correspond qu’à de la communication inter-personnelle. Aujourd’hui tout le monde reconnaît qu’elle a atteint ses limites.

Nous avons avec cette génération des “millenials”, une occasion unique de nous remettre en cause par rapport à des modes d’organisation qui deviennent de plus en plus inadaptés à notre environnement économique et écologique.

Ce serait une erreur d’essayer par des moyens coercitifs de les ramener à notre organisation actuelle du travail. Nous devons cette fois accepter d’être coachés par les jeunes et nous remettre en cause. Il y a certainement une des clés à notre développement durable : nous ne pouvons en effet sur ce sujet nous considérer comme des modèles à suivre après avoir dilapidé en si peu de temps le patrimoine que nous avait été laissé  nos aïeux. Si vous n’êtes pas encore convaincu, je vous laisse méditer sur cette petite synthèse vidéo. Réformons notre façon de consommer, d’innover et de travailler en pensant au futur de nos enfants !

Une productivité réduite et des émissions de CO2 en plus, 37 % au moins des réunions physiques des membres du parlement peuvent être remplacées par des réunions effectuées à distance avec des outils de collaboration.

Les employés anglais, quant à eux pensent qu’au moins un tiers des réunions sont soit non nécessaires, soit même contre-productives selon une enquête réalisée par la société Webex publiée aujourd’hui. En moyenne, les employés assistent à 91 réunions par an, ce qui veut dire que 33 d’entre elle sont inutiles,  destructrices de productivité et génératrices de gaz à effet de serre. L’étude montre que beaucoup de sociétés n’ont pas à ce jour réussi à faire adopter les réunions à distance qui pourtant diminuent les coûts de déplacement et corrélativement leurs émissions de carbone : seulement 5 % des réunions sont menées à distance.

Les membres du parlement ont donc décidé de montrer l’exemple en adoptant eux-mêmes  les réunions à distance. Nick Hurd, le député conservateur britannique de Ruislip et Northwood et Mark Williams, le démocrate libéral de Ceredigion, utilisent régulièrement les outils de web conferencing :”en tant que membres du parlement, nous sommes constamment en interaction avec les élus ou les citoyens. Beaucoup de réunions physiques restent nécessaires mais également beaucoup d’entre elles peuvent se conduire à distance. Si tous les membres du parlement suivent notre exemple, cela conduirait à réduire de manière très significative nos dépenses et nos émissions de carbone tout en étant plus efficace”.

Mark Williams, le démocrate libéral commente : “j’utilise déjà le train vers et depuis Westminster, mais j’espère aller plus loin en remplaçant mes réunions à Londres et à Cardiff par des Web conference. Cela veut dire que ces économies peuvent aller vers des dépenses plus utiles à l’état. Une autre des raisons clés, pour laquelle je veux augmenter la collaboration à distance, c’est pour rester disponible le plus possible pour mon équipe politique.”

Il serait temps que nos chers élus procèdent de même pour montrer l’exemple !