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La visio-conférence qui permettait via une double liaison RNIS de faire les premières réunions  est désormais très loin. Le marché des conférences virtuelles est en pleine explosion même s’il existe encore de nombreux freins à la collaboration à distance.

Deux nouveautés sont en train d’arriver sur le marché :
Microsoft, tout d’abord qui a préparé un prototype d’une caméra destinée au monde professionnel et qui serait utilisée dans le cadre de visioconférence, associée aux logiciels de VoIP. La webcam « Microsoft Office RoundTable » permet, comme son nom l’indique, de prendre une image en tournant à 360 ° et de faire le tour d’une table de conférence.

La caméra est associée au logiciel de gestion de conférence Microsoft Office Communications Server 2007, qui pourra aussi présenter des documents Powerpoint ou sur papier. La caméra permettra différentes vues, dont une panoramique. Le développement de cet outil s’inscrit dans celui de la plateforme de communications unifiée de Microsoft, dont font partie la famille Office 2007, Exchange Server 2007, Outlook et Live Meeting.

Par ailleurs Great America Network Conferencing lance un outil de web conferencing en 3D utilisable dans Second Life , le fameux univers virtuel qui réunit de plus en plus d’adeptes au travers le monde à tel point que de nombreuses sociétés s’y affichent : Accenture, la société de consulting et services informatiques utilise même Second Life pour recruter.

On notera également même si elle n’est pas tout à fait nouvelle la solution développée par la société Nantaise i-maginer qui s’appuie également sur l’interface 3D.

Dans toutes ces nouveautés, il faut voir un point commun : la collaboration à distance est un phénomène inéluctable appelé à bouleverser profondément notre façon de travailler et d’aménager les territoires. Les premiers à l’adopter seront mieux armés pour appréhender ces nouvelles technologies.

Nombre d’experts s’accordent à dire que la nouvelle vague Web 2.0 a beau être une révolution (technologique et idéologique), elle met néanmoins les modèles économiques à rude épreuve. Nombre d’internautes ont tendance à ‘attendre’ et ‘revendiquer’ une gratuité des services, cela peut paraître être un bel objectif, mais il est pour moi utopique. Ne nous voilons pas la face, les start up qui ‘réussissent’ aujourd’hui sont celles qui légitiment une très forte audience et se font donc racheter des millions de dollars sans avoir eu de ROI et qui ont été fondées par une minorité d’experts de la Silicon Valley principalement aidés par des fonds d’investissement. Il est certain que la majorité des services mis en oeuvre demandent énormément de développement techniques et commerciaux, ils ne peuvent donc pas être gratuits….ou alors ils resteront entre les mains de cette même minorité. L’Internet n’est-il pas supposé être un nouvel environnement dans lequel chacun a sa chance ? Enfin, n’oublions pas que le web 2.0 est avant tout un changement de comportement où l’individu est au centre. Force est de constater que sans un effort fait auprès de l’internaute, celui-ci ne sera pas forcément enclin à faire les efforts nécessaires…Wikipédia a de plus en plus de mal à se développer, seule une minorité contribue et les autres profitent (dont moi), plusieurs millions de personnes inscrites sur LinkedIn ou My Space: mais combien de personnes l’utilisent quotidiennement?

A lire, le rapport publié ce mois-ci dans le supplément 20 Minutes.

Les américains ont toujours un train d’avance, odesk.com est une plateforme de rapprochement prestataire / donneur d’ordre spécialisée dans l’informatique (développeurs, designers, etc.). Certes il existe déjà de nombreuses plateformes, mais odesk se singularise par l’interactivité. A la disposition des utilisateurs, des outils collaboratifs type messagerie instantanée, web conférence, etc. Beaucoup de choses que l’on retrouve aussi dans netploy. Cette plateforme marche très fort : en quelques chiffres, odesk.com c’est près de 10000 prestataires à travers le monde pour un volume de projets souscrits d’environ 10 millions de dollars. Seule ombre au tableau: le caractère ‘big brother’ (le client peut voir en Live le prestataire travailler derrière son écran!), et la durée de l’inscription (près de 40 minutes !).

On parle de plus en plus d’un nouveau type d’employé « l’information worker », c’est-à-dire un employé qui ne travaille qu’avec de l’information, en acquisition, traitement et transmission. De même, il est de plus en plus admis que la mobilité physique n’est plus une contrainte quand on est un « information worker ». Il est vrai que le développement des technologies de communication permet progressivement d’être connecté à son environnement de travail en tout lieu et à tout moment. Les téléphones portables introduits il y a quinze ans ont été massivement adoptés alors que lors de leur introduction tout le monde se demandait ce que l’on allait bien en faire.

Si les téléphones portables ont une capacité à rester joignable en tout lieu, ils ont aussi conduit à une grave erreur d’interprétation : le fait d’être joignable ne veut pas dire que l’on peut être dans un environnement de travail adéquat. Combien de fois avez-vous entendu ? « Désolé, je t’entends mal, rappelle-moi plus tard ? », ou bien « je t’entends mais je ne peux te parler, je suis dans un train ». Cette situation courante a cependant un gros avantage, car la personne est considérée au travail mais sans que l’on puisse lui demander une contribution. Voilà l’atout clé de la mobilité, se mettre dans une situation la plus longue possible dans des conditions de travail dégradées par exemple dans les transports pour éviter de devoir contribuer.

Le véritable environnement de travail d’un « information worker » est de toute évidence un poste fixe dans le calme avec un écran plat de 19 pouces ou plus, un casque multimedia et une webcam. Dans ces conditions de travail à distance, l’information worker est pleinement productif, il peut être facilement entendu ou vu à des coûts bien moindres que dans un cadre de mobilité.

Si l’on comprend que les fournisseurs de technologies et d’infrastructure de communication aient un grand intérêt à développer la mobilité, l’intérêt de l’entreprise utilisatrice de ces technologies est tout autre. Il vaut mieux développer un environnement de travail fixe avec lequel l’ « information worker » peut collaborer à distance avec ses collègues et clients. En effet puisque celui-ci était capable de travailler à distance dans la situation de mobilité, pourquoi s’est-il déplacé ?
Les gains de l’e-mobilité c’est-à-dire d’un travail à distance sur poste fixe sont très importants tant d’un point de vue des déplacements évités, que de la réduction des coûts de communication et des temps improductifs liés aux transports. Il est également prouvé que l’ « information worker » fixe a besoin de moins de surface de bureau globalement que celui qui se déplace. Enfin, n’oublions pas que ces économies ont également un sens par rapport à la réduction de l’impact carbone de notre travail. La mobilité doit décroître au profit de l’e-mobilité.

Le domaine collaboratif est en plein développement : l’apparition de nouvelles technologies a rajeuni les bons vieux principes d’organisation du travail personnel ou en groupe.

Les termes asynchrones et synchrones sont souvent utilisés : ils font référence au fait de travailler de façon isolée avant d’avoir un échange avec les autres collègues en mode synchrone (en réunion).

Cette dichotomie permet de bien mettre l’accent sur le besoin de préparer ses réunions en mode asynchrone. Cette préparation est opérée via des plateformes collaboratives comme par exemple Sharepoint de Microsoft.

La préparation est l’occasion de prendre en compte les contributions des autres co-équipiers avant d’arriver en réunion. La réunion supportée par la technologie de “web conferencing” permettra l’échange en temps réel (voix, image et données). Elle sera ensuite suivie d’un plan d’action géré dans le domaine asynchrone.

La complémentarité organisationnelle des modes asynchrones et synchrones est donc évidente même si elle a tardé à se mettre en place d’un point de vue de l’intégration des outils car elles font appel à des technologies très différentes.

D’un point de vue organisationnel, on constate encore trop de tendance à voir les réunions non préparées et non suivies de plans d’action. Gageons donc que l’intégration des outils puissent permettre une meilleure productivité individuelle et d’équipe.