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Une productivité réduite et des émissions de CO2 en plus, 37 % au moins des réunions physiques des membres du parlement peuvent être remplacées par des réunions effectuées à distance avec des outils de collaboration.

Les employés anglais, quant à eux pensent qu’au moins un tiers des réunions sont soit non nécessaires, soit même contre-productives selon une enquête réalisée par la société Webex publiée aujourd’hui. En moyenne, les employés assistent à 91 réunions par an, ce qui veut dire que 33 d’entre elle sont inutiles,  destructrices de productivité et génératrices de gaz à effet de serre. L’étude montre que beaucoup de sociétés n’ont pas à ce jour réussi à faire adopter les réunions à distance qui pourtant diminuent les coûts de déplacement et corrélativement leurs émissions de carbone : seulement 5 % des réunions sont menées à distance.

Les membres du parlement ont donc décidé de montrer l’exemple en adoptant eux-mêmes  les réunions à distance. Nick Hurd, le député conservateur britannique de Ruislip et Northwood et Mark Williams, le démocrate libéral de Ceredigion, utilisent régulièrement les outils de web conferencing :”en tant que membres du parlement, nous sommes constamment en interaction avec les élus ou les citoyens. Beaucoup de réunions physiques restent nécessaires mais également beaucoup d’entre elles peuvent se conduire à distance. Si tous les membres du parlement suivent notre exemple, cela conduirait à réduire de manière très significative nos dépenses et nos émissions de carbone tout en étant plus efficace”.

Mark Williams, le démocrate libéral commente : “j’utilise déjà le train vers et depuis Westminster, mais j’espère aller plus loin en remplaçant mes réunions à Londres et à Cardiff par des Web conference. Cela veut dire que ces économies peuvent aller vers des dépenses plus utiles à l’état. Une autre des raisons clés, pour laquelle je veux augmenter la collaboration à distance, c’est pour rester disponible le plus possible pour mon équipe politique.”

Il serait temps que nos chers élus procèdent de même pour montrer l’exemple !

La visio-conférence qui permettait via une double liaison RNIS de faire les premières réunions  est désormais très loin. Le marché des conférences virtuelles est en pleine explosion même s’il existe encore de nombreux freins à la collaboration à distance.

Deux nouveautés sont en train d’arriver sur le marché :
Microsoft, tout d’abord qui a préparé un prototype d’une caméra destinée au monde professionnel et qui serait utilisée dans le cadre de visioconférence, associée aux logiciels de VoIP. La webcam « Microsoft Office RoundTable » permet, comme son nom l’indique, de prendre une image en tournant à 360 ° et de faire le tour d’une table de conférence.

La caméra est associée au logiciel de gestion de conférence Microsoft Office Communications Server 2007, qui pourra aussi présenter des documents Powerpoint ou sur papier. La caméra permettra différentes vues, dont une panoramique. Le développement de cet outil s’inscrit dans celui de la plateforme de communications unifiée de Microsoft, dont font partie la famille Office 2007, Exchange Server 2007, Outlook et Live Meeting.

Par ailleurs Great America Network Conferencing lance un outil de web conferencing en 3D utilisable dans Second Life , le fameux univers virtuel qui réunit de plus en plus d’adeptes au travers le monde à tel point que de nombreuses sociétés s’y affichent : Accenture, la société de consulting et services informatiques utilise même Second Life pour recruter.

On notera également même si elle n’est pas tout à fait nouvelle la solution développée par la société Nantaise i-maginer qui s’appuie également sur l’interface 3D.

Dans toutes ces nouveautés, il faut voir un point commun : la collaboration à distance est un phénomène inéluctable appelé à bouleverser profondément notre façon de travailler et d’aménager les territoires. Les premiers à l’adopter seront mieux armés pour appréhender ces nouvelles technologies.

Créée il y a 5 ans, à l’initiative de la Commission européenne, « la Semaine européenne de la mobilité a pour but d’influencer la résolution des problèmes de mobilité et de transports urbains et d’améliorer la santé et la qualité de vie des Européens ».

Organisé chaque année du 16 au 22 septembre, cet événement constitue une occasion idéale pour présenter au grand public des solutions de transport alternatives dans le but d’avancer sur la voie d’une stratégie européenne de transport plus durable.  Un petit guide  très didactique sur l’éco-mobilitée est édité pour permettre à chacun de réfléchir sur son approche des déplacements

On y trouve notamment un chapitre sur le “travailler autrement” mais nous ne pouvons que déplorer l’absence totale de réflexion sur la réduction du besoin de déplacement permise par le travail à distance.

Contrairement à nos amis anglais qui associent le développement durable à des formes innovantes d’organisation du travail, le guide ne propose que les transports en commun ou le vélo en substitution de la voiture. C’est déjà bien mais cela concerne de moins en moins de situations d’emploi : entre ceux qui ont dû s’éloigner pour abaisser le coût de l’immobilier et ceux qui travaillent dans un cadre Européen ou même mondial, il faut certainement trouver des alternatives plus adaptées telles que les technologies de collaboration à distance qui permettent tout simplement d’éviter les déplacements.

En effet, s’il est souvent fait référence aux économies d’énergie pour l’habitat, il n’est jamais fait allusion à l’économie de déplacement comme si la demande ne pouvait que croître indéfiniment. Nous pensons qu’au contraire le développement durable de notre économie passe par une mobilité de l’information sans qu’une mobilité physique soit nécessairement requise pour des échanges de services.

Le thème du travail est depuis quelques mois au centre de tous les débats. Le slogan de notre nouveau président : ” travailler plus pour gagner plus”, même s’il a le mérite de vouloir remettre la France au travail, ne pose pas la question pourtant essentielle de notre organisation même du travail.
Alors que depuis quelques années, l’infrastructure haut débit se répand sur tout notre territoire et qu’Internet devient le levier du changement majeur décrit 8 ans plus tôt, il semblerait que la remise en cause fondamentale de l’organisation du travail ne soit plus d’actualité.

L’association anglaise Work Wise ( « travailler malin ») lance quant à elle ce week-end une grande réflexion sur notre façon de travailler : les anglais ont appliqué depuis longtemps le travailler plus pour gagner plus mais ils cherchent désormais le « travailler mieux pour vivre mieux »

Nous devons sortir de la logique du « même lieu, même moment » pour introduire de la flexibilité horaire et pouvoir accepter le travail depuis le domicile, voilà ce que propose « Work Wise ».

Les bénéfices de cette nouvelle façon de travailler sont triples :

Pour l’entreprise :

• des salariés motivés, pour 75 % des entreprises qui ont mis en pratique ces nouvelles formes de travail, elles ont immédiatement constaté des salariés plus productifs et motivés (source, Enquête DTI sur l’équilibre travail/vie privée faite en 2003)

• des salariés plus fidèles, 60 % des entreprises interrogées ont constaté une réduction du turnover,

• des gains sur les coûts immobiliers de bureau, évidents pour tous et certains comme Renault le mettent déjà en pratique. Les nouvelles formes de travail permettent également l’extension de la plage d’ouverture des services en 24H24, 7 jours sur 7.

• des salariés quelque soit leur handicap, avec l’obligation d’employer au moins 6 % d’handicapés pour les entreprises de plus de 20 salariés.

• des salariés quelque soit leur âge, avec le besoin de rallonger la durée de cotisation, il va falloir trouver de nouvelles solutions pour employer les seniors.

Pour les employés :

• moins de stress, alors que celui-ci coûte 7,5 milliards € par an en Angleterre (1,7 Milliard € en France)

• un meilleur équilibre avec la vie de famille, on les oppose souvent alors que les nouvelles formes de travail peuvent les réconcilier.

Pour notre environnement :

• moins de bouchons, le trajet domicile-bureau aux heures de pointe cause d’innombrables bouchons dans toutes nos agglomérations. Le temps moyen est passé de 24 minutes en Angleterre il y a 10 ans à 45 minutes. Songez aux heures que vous perdez chaque année

• moins de gaz à effet de serre, la voiture est une des première responsables des émissions de gaz à effet de serre. Le trajet domicile-bureau, souvent à une personne par voiture, représente environ 55 % des kilomètres parcourus annuellement soit 7000/an et 2 tonnes équivalent CO2

Faut-il donc travailler plus pour gagner plus ou travailler mieux pour vivre mieux ? Pour ma part je pense qu’il faut les deux pour devenir compétitif par rapport à la mondialisation de notre économie. Je vous laisse méditer et réagir …..!

Une productivité française en déclin

Alors que la productivité internationale du travail est en hausse, une étude très sérieuse menée par Proudfoot Consulting en 2006 démontre que les entreprises françaises ont observé une hausse de 10 % du temps perdu entre 2003 et 2005. Avec 37 jours de travail improductif en 2005, contre 32 en 2004, la France est presque dernière de la classe, la moyenne mondiale se situant à 30. 37 jours de perdus dans une année, c’est beaucoup trop. C’est 6 points de PIB en moins !

Même si l’on entend dans la bouche des politiques, la bonne performance par heure travaillée par rapport au PIB réel, cette prouesse ne tient pas à notre organisation du travail ou à notre management mais tout simplement à l’emploi de bien d’équipements supérieur de 50 % à celui des Etats-Unis. Selon les personnes interrogées, les freins à l’efficience de la main d’œuvre restent les problèmes de communication interne, la mauvaise gestion et la démotivation des salariés. L’étude montre par ailleurs les insuffisances de la France en matière de management par objectif.

L’adoption de la collaboration à distance reconnue comme un facteur déterminant de la productivité

Alors que la productivité stagne en France, une enquête de « Frost et Sullivan » met en avant les bénéfices de la collaboration à distance. Selon cette enquête que je vous invite à lire dans les détails (télécharger ici),  la collaboration à distance serait un facteur clé de productivité. Juste devant l’orientation stratégique, la collaboration à distance serait même le facteur ayant le plus fort impact sur la productivité. L’étude a été conduite auprès d’un millier de cadres commerciaux et technologiques sélectionnés au sein de 2 000 PME et sociétés internationales aux Etats-Unis, en Europe occidentale (France, Allemagne et Royaume-Uni) et en Asie-Pacifique (Australie, Hong-Kong et Japon). Six secteurs “verticaux” ont été identifiés pour affiner les résultats de l’enquête : la santé, les administrations publiques, le « high tech », le tertiaire, les services financiers et l’industrie.

Quelle que soit la région du monde et quel que soit le secteur d’activité, une meilleure collaboration à distance améliore sensiblement la productivité globale de l’entreprise.

Un gain de temps grâce aux déplacements évités.

Elle conduit tout d’abord à un gain de temps. En effet, pour presque 60% des personnes interrogées dans les trois régions identifiées, une conférence à distance (audio/Web/vidéo) est une bonne alternative à une réunion en face à face.

La mondialisation a entraîné une mutation des méthodes de travail. On travaille de plus en plus entre sites distants et pour 69% des répondants, les technologies de l’information et de la communication permettent dans cette configuration une meilleure organisation. Et 76% arrivent à la même conclusion : les efforts de collaboration à distance augmentent la productivité globale de leur entreprise.

Un meilleur travail en équipe

Outre le fait que la collaboration à distance permet des gains de temps par rapport aux réunions en face, celle-ci a également un effet très positif sur l’efficacité du travail en équipe. Paradoxalement, la distance favorise le rapprochement entre les personnes. Si certains salariés avouent ne pas connaître parfois leur voisin de bureau, les outils de coopération facilitent voire provoquent les contacts : la messagerie instantanée, les forums, les listes de diffusion, les vidéoconférences… Tous ces outils permettent de garder la permanence du contact entre les collaborateurs sans que celui ne soit ni aussi lourd, ni aussi intrusif que les réunions en face à face. L’ensemble de ces outils favorise d’ailleurs l’équilibre en travail synchrone et travail asynchrone.

Des salariés plus motivés

La mise en place de la collaboration à distance a également pour objectif de remotiver les salariés. La routine est souvent évoquée par les salariés comme étant l’un des inconvénients du travail en entreprise. Les outils de collaboration permettent la prise d’initiative et l’interaction favorise l’innovation. Le salarié voit également dans la collaboration à distance une revalorisation de son travail et de ses compétences. Les outils du Web 2.0 tels que les blogs, les réseaux sociaux issus du monde externe à l’entreprise sont de plus en plus convoités par les entreprises pour le dynamisme qu’ils suscitent chez les utilisateurs.

Un management rendu plus simple

Les outils de la collaboration à distance entraînent une transparence des activités qui permet la supervision du management sans effort de reporting.

Nous avons rapidement dressé quelques uns des nombreux avantages de la collaboration à distance comme un facteur clé de l’amélioration de la productivité dont ont besoin les entreprises françaises. La collaboration à distance est cependant encore mal comprise : elle est souvent assimilée aux outils de la mobilité (téléphone portable, Blackberry, etc..) alors que ceux-ci ont quant à eux un effet négatif sur la productivité. Il s’agit d’organiser cette collaboration sans nécessiter de déplacements pour bénéficier de gains de temps et là encore ce mode d’organisation se heurte à un très grand nombre d’idées reçues sur la nécessité du contact, la crainte de l’isolement, de la mesure tangible de la contribution.
Cependant si nos entreprises françaises souhaitent mener des coopérations efficaces à l’international, ce mode d’organisation deviendra de plus en plus vital. En outre, si nous devons réduire l’impact carbone du développement économique, la collaboration à distance est une excellente solution. Les pilotes seront les gagnants !